E-Rechnungspflicht in Österreich: Was KMU und EPU jetzt wissen müssen
„Kommt jetzt die E-Rechnungspflicht?" – diese Frage hören wir von Kleinbetrieben und EPU immer öfter. Die kurze Antwort: In Österreich gibt es derzeit keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung zwischen Unternehmen. Aber die Entwicklung in der EU und bei unseren Nachbarn zeigt klar, wohin die Reise geht. Hier der aktuelle Stand – ohne Panikmache.
Was gilt heute in Österreich?
Verpflichtend ist die elektronische Rechnung in Österreich bisher nur im Geschäft mit dem Bund (B2G): Wer Leistungen an Bundesdienststellen verrechnet, muss seine Rechnungen bereits seit 2014 als strukturierte E-Rechnung einbringen – etwa über das Unternehmensserviceportal oder via Peppol. Eine PDF-Rechnung per E-Mail zählt dabei nicht als E-Rechnung: Gemeint sind strukturierte Formate wie ebInterface oder XRechnung/Peppol-BIS, die Software automatisch verarbeiten kann.
Zwischen Unternehmen (B2B) und gegenüber Privatkunden (B2C) dürfen Sie in Österreich weiterhin ganz normal Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Wer sollte trotzdem jetzt schon aufpassen?
- Lieferanten des Bundes: Für Sie ist die E-Rechnung längst Pflicht.
- Betriebe mit Kunden in Deutschland: Deutschland führt die B2B-E-Rechnungspflicht schrittweise ein. Deutsche Geschäftskunden müssen E-Rechnungen bereits empfangen können; die Pflicht zum Versand greift ab 2027 für größere und ab 2028 für alle Unternehmen. Wer nach Deutschland fakturiert, wird also zunehmend nach strukturierten Rechnungen gefragt werden.
- Alle mit EU-Auslandsgeschäft: Mit dem EU-Paket „ViDA" (VAT in the Digital Age) wird die E-Rechnung ab Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU verpflichtend.
Die wichtigsten Begriffe in 30 Sekunden
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| E-Rechnung | Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – kein einfaches PDF. |
| ebInterface | Österreichischer XML-Rechnungsstandard, u. a. für Bundesrechnungen. |
| XRechnung / Peppol BIS | Europäische Standardformate, v. a. in Deutschland und im EU-Umfeld verbreitet. |
| Peppol | Internationales Netzwerk, über das E-Rechnungen sicher zugestellt werden – eine Art „E-Mail-System" für Geschäftsdokumente. |
| ViDA | EU-Reform, die ab 2030 E-Rechnung und digitale Meldungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze vorschreibt. |
Wie bereiten sich Kleinbetriebe sinnvoll vor?
Sie müssen heute nichts überstürzen – aber drei Dinge zahlen sich jetzt schon aus:
- Sauber digital fakturieren: Wer Rechnungen bereits in einem Rechnungsprogramm (statt Word/Excel) erstellt, hat alle Daten strukturiert vorliegen – die spätere Umstellung auf E-Rechnungsformate ist dann ein kleiner Schritt statt eines Projekts.
- Pflichtangaben im Griff haben: UID, fortlaufende Nummern, korrekte Steuersätze – was heute schon Pflicht ist, wird bei strukturierten Formaten automatisch geprüft.
- Beim Softwarekauf darauf achten, dass der Anbieter das Thema am Schirm hat und Updates liefert, wenn sich die Rechtslage ändert.
Wir beobachten die Entwicklung laufend – auch für unser eigenes Rechnungsprogramm für EPU und Kleinbetriebe, mit dem Sie heute schon sauber digital fakturieren: Rechnungen, Mahnwesen, Ausgaben und Lagerverwaltung in einem Programm, entwickelt in Niederösterreich.
Fazit
Keine Panik, aber auch kein Wegschauen: Für österreichische Inlandsgeschäfte gibt es Stand Juli 2026 keine B2B-E-Rechnungspflicht. Wer mit dem Bund oder mit deutschen Firmen arbeitet, ist jetzt schon betroffen, und spätestens mit ViDA 2030 wird die strukturierte Rechnung im EU-Geschäft Standard. Der beste Zeitpunkt, die eigene Rechnungsstellung zu digitalisieren, ist deshalb nicht „irgendwann" – sondern bevor es Pflicht wird.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Verbindliche Auskünfte geben Ihr Steuerberater bzw. die WKO.