Cloud-Speicher für Betriebe in Krems: Wo liegen Ihre Daten eigentlich?
Die meisten Betriebe in Krems nutzen längst eine Cloud – oft ohne es bewusst entschieden zu haben. OneDrive kam mit dem Office-Abo, Google Drive mit dem Android-Handy, Dropbox mit dem ersten großen Plan vom Architekten. Das funktioniert, bis jemand fragt: „Wo genau liegen eigentlich die Daten unserer Klienten?" Spätestens dann lohnt sich ein genauerer Blick. Dieser Ratgeber erklärt, was der Serverstandort tatsächlich bedeutet, was die DSGVO verlangt – und wann eine Cloud aus der Region die bessere Wahl ist.
Warum der Standort mehr ist als eine Formalität
„Server in der EU" steht heute bei fast jedem Anbieter. Entscheidend ist aber nicht nur, wo die Festplatten stehen, sondern auch, wem sie gehören. Ein Anbieter mit Sitz in den USA unterliegt dem US-amerikanischen CLOUD Act. Dieses Gesetz erlaubt US-Behörden, unter bestimmten Voraussetzungen Daten von US-Unternehmen herauszuverlangen – auch dann, wenn diese Daten in einem Rechenzentrum in Frankfurt oder Wien liegen.
Das heißt nicht, dass OneDrive oder Google Drive verboten wären. Seit 2023 ist die Datenübermittlung an zertifizierte US-Anbieter über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Es heißt aber, dass Sie sich auf eine Rechtskonstruktion verlassen, die schon zwei Vorgänger hatte – und beide wurden vom Europäischen Gerichtshof gekippt.
Wer in Krems besonders genau hinschauen sollte
Ordinationen und Therapiepraxen
Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Wer Befunde, Überweisungen oder Therapienotizen in einer Cloud ablegt, braucht nicht nur einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sondern muss auch begründen können, warum die gewählten Schutzmaßnahmen angemessen sind. Ein Anbieter in Österreich, dessen Betreiber man persönlich kennt, macht diese Begründung erheblich einfacher.
Kanzleien, Steuerberatung, Notariat
Für Berufsgruppen mit Verschwiegenheitspflicht kommt zur DSGVO das Berufsrecht dazu. Die Frage ist hier nicht nur „Darf ich das?", sondern auch „Kann ich meinem Mandanten erklären, wer außer mir Zugriff haben könnte?" – eine Frage, die bei einem Konzern mit Tausenden Mitarbeitern weltweit schwer ehrlich zu beantworten ist.
Betriebe in Wachau und Kremstal
Weingüter, Heurige, Pensionen und Handwerksbetriebe haben selten sensible Gesundheitsdaten – aber viel, was nicht verloren gehen darf: Kundenkartei, Gästeanfragen, Belege, Etikettenentwürfe, Fotos für die Website. Hier ist das Thema weniger der Datenschutz als die Erreichbarkeit im Ernstfall: Wenn der Zugang gesperrt ist, weil die Kreditkarte abgelaufen ist oder ein automatisches System das Konto für verdächtig hält, gibt es bei großen Anbietern meist nur ein Formular und Warten.
Fünf Fragen, die Sie jedem Cloud-Anbieter stellen sollten
- Wo stehen die Server – und wem gehört das Unternehmen? Beides zählt, siehe oben.
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Ohne den dürfen Sie personenbezogene Daten Dritter gar nicht dort ablegen.
- Was passiert, wenn ich versehentlich etwas lösche? Gibt es einen Papierkorb, ältere Versionen, wie lange?
- Wen rufe ich an, wenn es nicht geht? Eine Telefonnummer mit einem Menschen dahinter ist im Ernstfall mehr wert als jede Funktionsliste.
- Wie komme ich wieder heraus? Kann ich alle Daten auf einmal herunterladen, wenn ich den Anbieter wechseln will?
Cloud ist nicht gleich Backup
Ein Punkt, der in der Praxis immer wieder für böse Überraschungen sorgt: Eine Cloud ist ein Arbeitsordner, keine Sicherung. Was Sie dort löschen, ist auf allen Geräten gelöscht. Was ein Erpressungstrojaner auf Ihrem PC verschlüsselt, wird brav in die Cloud übertragen – verschlüsselt. Wer mit Dateien arbeitet, die er nicht verlieren darf, braucht deshalb zusätzlich eine echte Sicherung mit älteren Ständen, auf die der PC selbst keinen Löschzugriff hat. Wie so eine Sicherung aufgebaut sein sollte, erklären wir im Ratgeber Datensicherung für Kleinbetriebe nach der 3-2-1-Regel.
Die Alternative aus der Region
Die EDV-Galli Cloud läuft auf eigenen Servern in Grafenwörth – rund 20 Kilometer von Krems, ohne Rechenzentrumskonzern dazwischen. Jede Nacht wird eine Kopie auf einen zweiten, getrennten Server übertragen. Im Alltag fühlt sie sich an wie OneDrive:
- Ordner im Windows-Explorer, der sich automatisch abgleicht – Dateien werden erst geladen, wenn Sie sie öffnen.
- Im Browser auf cloud.edv-galli.com, am Mac auch als Netzlaufwerk (WebDAV).
- Freigabelinks für Kunden, auf Wunsch mit Passwort, Ablaufdatum und begrenzter Anzahl an Downloads – praktisch für Pläne, Fotos oder Befunde, die nicht per E-Mail gehen sollen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App.
- Persönlicher Ansprechpartner unter 0664 54 18 376 – und bei Bedarf vor Ort in Krems.
Häufige Fragen
Ist es erlaubt, Kundendaten in OneDrive oder Google Drive zu speichern?
Grundsätzlich ja, wenn ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht und die Übermittlung abgesichert ist – für US-Anbieter derzeit über das EU-US Data Privacy Framework. Ob das für Ihren Betrieb reicht, hängt an der Art der Daten: Bei Gesundheitsdaten oder Unterlagen, die einer beruflichen Verschwiegenheit unterliegen, sind die Anforderungen deutlich höher, und viele Betriebe entscheiden sich dann bewusst für einen Anbieter innerhalb Österreichs.
Wo liegen die Daten bei der EDV-Galli Cloud?
Auf eigenen Servern von EDV-Galli in Grafenwörth, rund 20 Kilometer von Krems entfernt. Jede Nacht wird zusätzlich eine Kopie auf einen zweiten, getrennten Server übertragen. Die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und der Cloud ist immer verschlüsselt.
Kann ich die Cloud auch am Mac oder Handy nutzen?
Ja, im Browser und am Mac zusätzlich als Netzlaufwerk über WebDAV. Das Windows-Programm macht daraus einen Ordner im Explorer; die automatische PC-Sicherung (Backup) gibt es nur für Windows.
Wie schicke ich große Dateien sicher an Kunden?
Über einen Freigabelink aus der Cloud. Der Link kann mit einem Passwort geschützt werden, ein Ablaufdatum haben und auf eine bestimmte Anzahl an Downloads begrenzt werden. Die Datei verlässt dabei nie den Server in Grafenwörth, bis Ihr Kunde sie abholt.