Pflichtangaben auf Rechnungen in Österreich: Die 11 Rechnungsmerkmale mit Checkliste
Eine Rechnung ohne UID, ohne fortlaufende Nummer oder ohne Leistungsdatum ist schnell geschrieben – und genauso schnell ein Problem: Ihrem Geschäftskunden kann der Vorsteuerabzug gestrichen werden, und bei einer Prüfung gibt es unangenehme Fragen. Hier sind alle Pflichtangaben nach § 11 UStG im Überblick, inklusive der Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.
Die 11 Rechnungsmerkmale (Standardrechnung über 400 €)
- Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Kunden (Leistungsempfänger)
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung
- Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz (20 %, 13 % oder 10 %)
- Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben, lückenlos nachvollziehbar)
- UID-Nummer des Ausstellers (sofern vorhanden bzw. bei Recht auf Vorsteuerabzug des Kunden)
- Bei Rechnungen über 10.000 € brutto: zusätzlich die UID-Nummer des Kunden
- Gegebenenfalls Hinweise auf Sonderregelungen: Steuerbefreiung (z. B. Kleinunternehmer), Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge), Differenzbesteuerung
Kleinbetragsrechnung: bis 400 € wird's einfacher
Bei Rechnungen bis 400 € brutto genügen sechs Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Menge und Bezeichnung der Ware/Leistung
- Tag der Lieferung bzw. Leistungszeitraum
- Bruttobetrag (Entgelt + Steuer in einer Summe)
- Steuersatz in Prozent
- Ausstellungsdatum
Kundendaten, Rechnungsnummer, UID und der getrennte Ausweis von Netto und Steuer dürfen entfallen. Achtung: Schon ein Cent über 400 € – und es gelten wieder alle 11 Merkmale.
Sonderfall Kleinunternehmer
Wer unter die Kleinunternehmerregelung fällt (Jahresumsatz bis 55.000 €, § 6 Abs. 1 Z 27 UStG), verrechnet keine Umsatzsteuer – und darf sie auch nicht ausweisen. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, etwa: „Umsatzsteuerfrei gemäß Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG)." Wird trotzdem Umsatzsteuer ausgewiesen, schulden Sie diese dem Finanzamt kraft Rechnung. Seit der Neuregelung 2025 dürfen Kleinunternehmer außerdem generell vereinfachte Rechnungen ausstellen – auch über der 400-€-Grenze.
Aufbewahrung & Form
Rechnungen müssen grundsätzlich 7 Jahre aufbewahrt werden (bei Grundstücken länger). Elektronische Rechnungen – etwa als PDF per E-Mail – sind Papierrechnungen gleichgestellt, solange Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind. Mehr zur Zukunft der Rechnungsstellung lesen Sie in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht in Österreich.
Checkliste zum Abhaken
| Merkmal | Standardrechnung | Kleinbetrag ≤ 400 € |
|---|---|---|
| Name/Anschrift Aussteller | ✓ | ✓ |
| Name/Anschrift Kunde | ✓ | – |
| Menge & Bezeichnung | ✓ | ✓ |
| Liefer-/Leistungsdatum | ✓ | ✓ |
| Netto-Entgelt + Steuersatz | ✓ | Brutto + Steuersatz |
| Steuerbetrag | ✓ | – |
| Ausstellungsdatum | ✓ | ✓ |
| Fortlaufende Nummer | ✓ | – |
| UID Aussteller | ✓ | – |
| UID Kunde (ab 10.000 € brutto) | ✓ | – |
| Hinweis Steuerbefreiung/Reverse Charge | falls zutreffend | falls zutreffend |
Der einfachste Weg: Software statt Merkliste
Wer seine Rechnungen mit Word oder Excel schreibt, muss an all diese Punkte selbst denken – bei jeder einzelnen Rechnung. Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen das ab: fortlaufende Nummern werden automatisch vergeben, Pflichtfelder sind fix im Layout verankert, und die Rechnungen liegen revisionssicher an einem Ort. Genau dafür haben wir unser Rechnungsprogramm für EPU und Kleinbetriebe entwickelt – inklusive Mahnwesen, Ausgabenerfassung und Lagerverwaltung.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Verbindliche Auskünfte geben Ihr Steuerberater bzw. WKO und Finanzamt.